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Automatisierung von Recruiting-Prozessen

von Prescreen 

 

Auf der Suche nach den besten Talenten für eine freie Stelle, werden Recruiter immer wieder vor alltägliche Herausforderungen gestellt. Ob es eine zu geringe Bewerberanzahl, die fehlende Rückmeldung der Fachabteilung zu einer Bewerbung oder der frühzeitige Bewerbungsabbruch vielversprechender Kandidaten ist – derartige Situationen erschweren und verlängern den gesamten Recruiting-Prozess. Durch die Automatisierung im Recruiting können Recruiter und HR-Abteilungen diesen Schwierigkeiten zukünftig problemlos entgegenwirken. Damit bleibt genügend Zeit für andere Aufgaben wie die direkte, persönliche Kontaktaufnahme mit den besten Kandidaten, um diese von Ihrem Unternehmen als Arbeitgeber zu überzeugen.

 

Was wird unter Automatisierung im Recruiting verstanden?

Automatisierung im Recruiting bedeutet, dass routinemäßige, repetitive Aufgaben und Arbeitsschritte, die zuvor manuell durchgeführt wurden, automatisch ausgeführt werden können. Damit die Automatisierung einfacher Teilprozesse oder komplexer Prozessketten umgesetzt werden kann, benötigen Sie ein passendes Tool wie beispielsweise eine Bewerbermanagement Software, welche Sie durch entsprechende Funktionen bei der Abbildung und Umsetzung der Automatisierung unterstützt. Für Recruiter bedeutet dies, dass Wenn-Dann Beziehungsregeln und somit Auslöser, Bedingungen und Aktionen identifiziert und festgelegt werden müssen. 

Konkret kann dies bedeuten, dass ein automatisierter Prozessschritt wie folgt definiert wird: Wenn Bewerbungen bei Ihnen eingehen (Auslöser) und die Bewerber den Bewerbungsprozess nach 2 Tagen aus unterschiedlichen Gründen nicht abgeschlossen haben (Bedingung), dann wird ihnen eine automatische, personalisierte Erinnerungsmail gesendet (Aktion). Durch das automatische Versenden einer solchen Follow-up-Mail motivieren Sie Kandidaten, die Bewerbung abzuschließen und zeigen ihnen, dass Ihnen deren Interesse und Bewerbung wichtig ist. 

 

Best Practice Beispiel: mit Prescreen Recruiting-Prozesse automatisieren

Neben einer Follow-up-Mail, um Kandidaten an den Bewerbungsabschluss zu erinnern, können natürlich auch weitere Prozessschritte, die ansonsten manuell durchgeführt werden müssen, automatisiert werden. 

Das folgende Anwendungsbeispiel soll zum besseren Verständnis dienen, wie Recruiting-Prozesse in der Praxis automatisiert werden können:

Sie sind am Ende des Recruiting-Prozesses angelangt und es ist fast geschafft - Sie haben für eine freie Stelle den passenden Kandidaten gefunden. Ihre Entscheidung soll natürlich möglichst schnell kommuniziert werden, um zu verhindern, dass sich der Bewerber in der Zwischenzeit für einen anderen Arbeitgeber entscheidet. Das Senden individueller Zusagemails ist immer wieder zeitintensiv, weshalb personalisierte, automatisierte Mails die optimale Möglichkeit sind, um Kandidaten über Ihre Wahl zu informieren. Indem Sie diesen Schritt automatisieren, können Sie sicherstellen, dass Bewerbern schnellstmöglich eine Nachricht mit der Zusage gesendet wird. Dasselbe ist natürlich auch mit Absagemails möglich. Denn unabhängig davon, ob Kandidaten passend für eine freie Stelle sind, erwarten sie sich eine möglichst zeitnahe Rückmeldung von Ihnen. Ihre Employer Brand wird außerdem durch eine zuverlässige Kommunikation und Transparenz gestärkt.

Durch automatisierte Prozesse wie das Versenden von E-Mails und die abteilungsübergreifende Kommunikation, können Sie Ihren Recruiting-Prozess besonders effizient und effektiv gestalten und abwickeln.

 

Welche Vorteile bringt Automatisierung im Recruiting mit sich?

Die Automatisierung von Recruiting-Prozessen bedeutet, dass:

  • Kandidaten effizient gescreent werden,
  • die allgemeine Produktivität erhöht wird, da mehr Zeit für andere Aufgaben bleibt,
  • die Qualität der unterschiedlichen Prozessschritte beibehalten bzw. optimiert wird,
  • der Kontakt auch mit „Leider-Nein“-Kandidaten aufrechterhalten bleibt,
  • die Absprache mit Kandidaten und Fachabteilungen vereinfacht wird,
  • ein Talentpool automatisch aufgebaut und gepflegt wird und
  • Sie unabhängig von der Größe Ihres Teams effizient und strukturiert arbeiten können.

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