Online-Meetings brauchen Disziplin & Regeln

Durch die Auswirkungen von COVID-19 stellen viele Unternehmen ihre Mitarbeiter auf die Arbeit im Homeoffice um. Während ein kurzer Informationsaustausch leicht über E-Mails und Telefon stattfinden kann, stellen Online-Meetings für viele eine größere Hürde dar. Damit sie erfolgreich gelingen, bedarf es neben der richtigen Vorbereitung und der Einhaltung von Grundregeln auch die Disziplin aller Teilnehmer.

Online-Meetings im Vergleich zu Offline-Meetings

Online-Meetings bergen die Gefahr, dass sich bereits kleine Fehler und Unschärfen potenzieren können. Dies gilt es mit gewissenhafter Planung zu verhindern. Denn mit der richtigen Handhabung erkennt Dr. Hirt im Online-Meeting ein wirksames Mittel zur Produktivitätssteigerung.

Online-Meetings ohne eine Veränderung in der Verhaltensweise und Anpassung des Kommunikationsstils werden nicht funktionieren.

Mit gründlicher Vorbereitung zum Erfolg

Der Schlüssel zum gelungenen Meeting liegt in der Vorbereitung. Dies trifft auf Online-Meetings noch stärker zu als auf klassische Besprechungen im Büro. Dabei ist vor allem auf die Wichtigkeit einer sorgfältig erstellten Tagesordnung zu verweisen. Bereits im Vorfeld müssen die Ziele klar definiert und die notwendigen Vorgehensweisen geplant werden. Daraus resultieren nicht nur technische Voraussetzungen und geeignete Plattformen, sondern auch praktische Fragestellungen, z. B. wie Entscheidungen im Meeting getroffen werden. Ein Testlauf kann auf weitere Schwierigkeiten hinweisen.

Die Einladung zum Online-Meeting sollte auch schon Verhaltensregeln und Tipps zum richtigen Handling der Software beinhalten.

Ebenso tragen rechtzeitige Einladungen zum Erfolg des Meetings bei. Neben offensichtlichen Bestandteilen wie Datum, Dauer und Kontaktdaten bei Fragen, kann die Einladung auch Verhaltensregeln sowie technische Voraussetzungen und Schulungsvideos für die Software beinhalten. Für eine effiziente Besprechung kann es zudem sinnvoll sein, bereits im Vorfeld Informationsmaterialien zu versenden und die Teilnehmer zu verpflichten, sich das Wissen vorab anzueignen.

Die reibungslose Durchführung

Zu Beginn des Meetings empfiehlt Dr. Hirt, noch einmal auf die Verhaltensregeln hinzuweisen. Verstöße sollten während der gesamten Besprechung konsequent unterbunden werden. Auch Organisatorisches sowie die Kontrolle der Technik stehen am Anfang: Ist der Moderator für alle gut hörbar? Funktionieren die Mikrofone sämtlicher Teilnehmer?

Gerade bei den ersten Terminen ist die Rolle des Moderators sehr herausfordernd. Aus diesem Grund ist es sinnvoll, eine technische Assistenz einzusetzen.

Durch diese Arbeitsteilung ist es möglich, Probleme Einzelner zu beheben, ohne die Besprechung zu unterbrechen.

Nachbereitung: Das Meeting gewinnbringend beenden

Damit auch der Abschluss des Online-Meetings zum vollen Erfolg wird, sind die Arbeitsanweisungen inkl. Verantwortlichkeiten klar zu kommunizieren und offene Fragen zu klären. Die Ergebnisse der Besprechung sollten im Anschluss jedem Teilnehmer zur Verfügung stehen.

Weitere Überlegungen, die den Erfolg Ihres Online-Meetings sicherstellen:

• Welche Technikoptionen entsprechen der Tagesordnung am besten?
• Wie ist der Umgang mit dysfunktionalem Verhalten der Teilnehmer?
• Wie wird auf unterschiedliche „Meeting-Typen“, z. B. introvertierte Mitarbeiter, eingegangen?
• Wie werden Konflikte innerhalb Online-Meetings behandelt?